Le stock affiché n’est pas le stock réel : réussir l’inventaire physique dans Odoo

Odoo affiche 120 sacs de ciment, il n’en reste que 108 sur l’étagère : un client est promis pour demain et personne ne le sait. Voici comment organiser l’inventaire physique dans Odoo, de la quantité comptée à la validation des écarts de stock, avec un cas chiffré en FCFA pour une quincaillerie de Bamako.

Pourquoi le stock d’Odoo s’écarte de la réalité

Un logiciel ne voit que ce qu’on lui déclare. Une livraison reçue mais pas enregistrée, une vente faite au comptoir sans bon, un article cassé ou volé, un produit rangé au mauvais endroit : chaque oubli crée un écart entre le stock d’Odoo et celui de l’étagère. Plus le temps passe, plus les écarts s’accumulent, et plus il devient difficile d’en retrouver l’origine.

Le problème est bien documenté. Une étude publiée par la revue INFORMS, portant sur près de 370 000 fiches de stock de 37 magasins d’un même distributeur, a constaté que 65 % des fiches étaient inexactes. Un article de Supply Chain Management Review (mars-avril 2010) reprend ce chiffre et note que les comptages périodiques classiques ne suffisent pas à réduire ces erreurs. Ces données concernent des distributeurs américains : elles montrent que l’écart est la norme, pas votre taux réel, qui se mesure en comptant.

Comment fonctionne l’inventaire physique dans Odoo

D’après la documentation officielle d’Odoo (page de la version 17.0, section « Inventaire »), un comptage s’enregistre sous forme d’ajustement d’inventaire. Les étapes à retenir :

• Quantité en stock : ce que la base de données indique. Vous saisissez ce que vous avez réellement compté dans le champ Quantité comptée, qui vaut 0,00 par défaut : pensez à le renseigner pour chaque produit.
• Différence : Odoo la calcule seul et l’affiche en vert si vous avez compté plus, en rouge si vous avez compté moins.
• Si le compte est bon, le bouton Définir recopie la quantité en stock dans la quantité comptée.
• Appliquer : enregistrer un comptage ne modifie pas le stock. Seul le bouton Appliquer, sur la ligne ou en haut après sélection, met à jour le stock. Une fenêtre demande alors une référence ou un motif d’inventaire.
• Traçabilité : l’ajustement crée des mouvements de stock, visibles dans l’historique du produit et dans le rapport des mouvements.

À retenir. Comptez d’abord, appliquez ensuite. Si des produits bougent entre le comptage et l’application, la quantité en stock peut avoir changé : Odoo demande alors une confirmation avant d’appliquer. Évitez les ventes et réceptions pendant le comptage d’une zone.

Planifier et répartir les comptages

La même documentation indique que la date prévue des comptages est par défaut le 31 décembre de l’année en cours, et que le réglage « Jour et mois d’inventaire annuel » (dans les opérations) permet de la changer. Chaque ligne porte aussi un champ Utilisateur pour désigner la personne chargée du comptage.

Pour un grand nombre de produits, la documentation décrit le bouton Demander un comptage : on sélectionne les produits, puis on fixe la date d’inventaire, l’utilisateur et la date comptable, et l’on choisit de laisser la quantité comptée vide ou de la préremplir. Dans l’application Code-barres, chacun ne voit que les comptages qui lui sont attribués et prévus pour aujourd’hui ou avant.

Nous n’avons pas pu lire la page de la documentation sur les comptages tournants : leurs réglages exacts sont donc à confirmer avec votre intégrateur, ainsi que leur disponibilité selon la version d’Odoo.

Un cas type à Bamako : la quincaillerie de 400 références

Cas fictif, construit pour illustrer des situations fréquentes. Une quincaillerie de Bamako gère 400 références dans Odoo. Chaque fin d’année, elle ferme deux jours pour tout compter. 

Le coût annuel se compare ainsi. Hypothèses à remplacer par vos chiffres : 3 minutes par référence et par comptage, un coût de personnel de 2 500 FCFA l’heure, et 150 000 FCFA de marge perdue par jour de fermeture.

• Inventaire annuel complet : 400 × 3 min = 20 h, soit 50 000 FCFA, plus 2 jours de fermeture à 150 000 FCFA, soit 350 000 FCFA au total.
• Comptage tournant sans fermeture : les 80 références les plus vendues chaque mois, les 120 suivantes chaque trimestre, les 200 dernières chaque semestre, soit 80 × 12 + 120 × 4 + 200 × 2 = 1 840 comptages. À 3 minutes chacun : 92 h, soit 230 000 FCFA.

L’économie, de 120 000 FCFA dans cet exemple, compte moins que le délai de détection : une erreur sur le ciment se voit en un mois au lieu d’un an. Ce calcul est fictif, à refaire avec votre rythme de vente.

Six habitudes pour garder un stock fiable

1. Un responsable du stock, nommé, qui valide les ajustements.
2. Un motif pour chaque ajustement : casse, vol, erreur de saisie, retour client.
3. Compter d’abord les articles à forte valeur et à forte rotation.
4. Deux personnes sur les écarts importants : l’une compte, l’autre vérifie.
5. Enregistrer chaque entrée et chaque sortie le jour même, y compris au comptoir.
6. Chercher la cause d’un écart répété avant de l’effacer par un ajustement.

Conclusion

L’inventaire physique dans Odoo ne sert pas à faire coïncider des chiffres, mais à trouver où le stock se perd. Cette semaine, choisissez 20 références, comptez-les et notez les écarts : vous saurez si votre stock affiche juste ou s’il faut revoir la saisie des entrées et des sorties.